Якщо дані з особових справ стосуються виконання посадовцем його посадових обов’язків – інформація публічна, якщо ж ні – це персональні дані. Це підтверджує закон «Про захист персональних даних».

Частиною другою ст. 5 Закону «Про захист персональних даних» передбачено, що не є конфіденційною інформацією персональні дані, що стосуються здійснення особою, яка займає посаду, пов’язану з виконанням функцій держави або органів місцевого самоврядування, посадових або службових повноважень.

В переліку документів, які містяться в особовій справі державного службовця, можуть бути, наприклад, копії паспорта, документів про освіту, копія акта про призначення на посаду, біографічна довідка, копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання тощо.

В особових справах посадових та службових осіб органів державної влади та місцевого самоврядування може міститися як відкрита, так і обмежена у доступі інформація. Питання надання доступу до неї розв’язується окремо у кожному випадку шляхом застосування «трискладового тесту».

Безумовно, у документах особової справи може міститися конфіденційна інформація та/або персональні дані про посадову чи службову особу, членів її сім’ї та яка стосується особистого й сімейного життя особи. Доступ до такої інформації може бути обмежено на підставі «трискладового тесту».

Наприклад, найімовірніше, інтерес знати паспортні дані державного службовця чи посадової особи органу місцевого самоврядування, номер облікової картки платника податків чи якісь чутливі персональні дані із біографічної довідки, не перевищить право на приватність особи. Виключно серйозні доводи на користь суспільного інтересу можуть слугувати підставою для надання чи оприлюднення чутливих даних.

Утім, коли запитувана інформація стосується, скажімо, копій документів про надання відпусток, які відбулися, заохочення, нагород, почесних звань та інших документів, що пов’язані із виконанням такою особою своїх обов’язків, то надання такої інформації не може заподіяти шкоди інтересам посадової чи службової особи. Тому така інформація повинна бути надана.

Рекомендації розроблені експертами з питань доступу до публічної інформації для посібника «Рекомендації Уповноваженого Верховної ради України з прав людини з питань додержання конституційного права людини і громадянина на інформацію».

«Доступ до правди»