Надсилаючи запит про штатний розпис, не варто просити в розпорядника конкретний документ, якщо вам точно не відомо, що він існує. Краще просити надати «інформацію про…». На цьому наголошує експертка з доступу до інформації Тетяна Олексіюк, коментуючи запит і відповідь на нього, що розміщені на платформі «Доступ до правди».

Запитувач Ігор Луценко звернувся до Верховного Суду України з проханням надати штатний розпис Апарату з зазначенням прізвищ осіб, що там працюють.

Проте розпорядник відмовив.

«Штатний розпис із зазначенням прізвищ, імен та по-батькові працівників у Верховному Сулі не створювався», — йдеться у відповіді.

Як пояснила Тетяна Олексіюк, відмова надати інформацію у відповідь на цей запит базується на твердженні розпорядника публічної інформації про те, що документ, який просив запитувач, не був створений розпорядником і таким чином, на думку розпорядника, інформація не відповідала критеріям «готова і доступна».

Аналізуючи цю ситуацію, в першу чергу слід звернути увагу, що Закон України «Про доступ до публічної інформації» передбачає порядок доступу саме до інформації, а не до документу, в якому міститься інформація. Це випливає зі змісту статті 1 та частини 7 статті 6 Закон України «Про доступ до публічної інформації». Спробуємо розібратися, чи існує у цього розпорядника публічної інформації штатний розпис? Безумовно існує. Чи відомо цьому розпорядникові, хто особисто (прізвище, ім'я та по-батькові) обіймає ту чи іншу посаду, відповідно до штатного розпису? Так, відомо. Цей запит не був успішний з причини того, що запитувач попросив не інформацію, а конкретний документ, проте зазначив, що у цьому документі має бути інформація, яку він хоче дізнатися. Проте саме в цьому документі (штатному розписі) інформації, яка цікавить запитувача, немає. Дійсно, за правилами діловодства, як правило, штатний розпис не містить ПІБ осіб, що займають ту чи іншу посаду. Таке пов'язано з тим, що штатний розпис приймають на тривалий період, особливо у державних установах і (щоб не змінювати його щоразу, коли хтось із працівників звільняється з посади або займає посаду) ПІБ працівників до нього не вносять. Інформація щодо фактичної кількості працівників у структурних підрозділах та ПІБ конкретних фізичних осіб, які займають ту чи іншу посаду зазвичай міститься в штатно-посадовій книзі (або іншому подібному документі). Штатно-посадова книга є робочим обліковим документом кадрової служби підприємства, установи чи організації», — пояснила експертка.

За її словами, для того, щоб цей запит був успішним, запитувачеві варто було б сформулювати його так:

«Прошу надати:

1) копію штатного розпису (найменування розпорядника)

2) копію штатно-посадової книги, або іншого документу, в якому міститься інформація про фактичну кількість штатних працівників (найменування розпорядника) станом на (число) із зазначенням ПІБ та посади».

Частина 5 статті 19 Закон України «Про доступ до публічної інформації» передбачає, що запит на інформацію має містити окрім іншого «загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо». 

«За такого формулювання не варто просити у запиті конкретний документ, якщовам точно не відомо, що він існує, краще просити «інформацію про…». Тому раджу запитувачеві ще раз подати запит. Щодо відмови надати запитану інформацію, то розпорядникові варто взяти до уваги, що надання такої інформації запитувачеві не потребує створення нової інформації чи глибокої аналітичної обробки. В Постанові Пленуму Вищого адміністративного суду №10 від 29 вересня 2016 року (п.1) зазначено, що «якщо запит стосується інформації, яка міститься в кількох документах і може бути зібрана і надана без значних інтелектуальних зусиль (наприклад, без проведення додаткового змістовного аналізу), то така інформація відповідає критеріям "відображеності та задокументованості" і є публічною.» Очевидно, що у Апарату ВСУ є інформація про фактичну кількість та ПІБ штатних працівників і, навіть якщо вона міститься в декількох документах (наприклад окремих наказах), її збір для надання у відповідь на запит не потребує значних інтелектуальних зусиль чи додаткового змістовного аналізу. Тому відмова надати таку інформацію може бути визнана незаконною, особливо у випадку, якщо запит буде сформульовано більш коректно», — підсумувала Олексіюк.

«Доступ до правди»